bahan ajar, materi kuliah

KOLEKSI PERPUSTAKAAN

September 17, 2014 Helsa 2 Comments

A. Pengertian Koleksi Perpustakaan  
Koleksi adalah suatu istilah yang digunakan secara luas di dunia perpustakaan untuk menyatakan bahan pustaka apa saja yang harus diadakan di perpustakaan. Sebelumnya muncul istilah seleksi buku, buku dalam pengertian yang lebih luas yang mencakup monografi, majalah, bahan mikro dan jenis bahan pustaka lainnya.
Menurut ALA Glossary of Library and Information Science (1983) pengembangan koleksi merupakan sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakaian koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumberdaya koleksi, pemeliharaan koleksi dan penyiangan koleksi perpustakaan.
Menurut buku Pedoman Pembinaan Koleksi dan Pengetahuan Literature (1998 : 2), ”Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”. Sedangkan menurut Ade Kohar (2003 : 6), “Koleksi perpustakaan adalah yang mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi”.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang ada sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika dan dapat digunakan oleh para pengguna perpustakaan tersebut.

B. Jenis Koleksi Perpustakaan
Menurut Yulia (1993 : 3) ada empat jenis koleksi perpustakaan yaitu
1. Karya cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti :

• Buku

Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar dari Unesco tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.

• Terbitan berseri

Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka ini adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.
2. Karya noncetak
Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini adalah:

• Rekaman suara

Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.

• Gambar hidup dan rekaman video

Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagimana cara menggunakan perpustakaan.
3. Bahan Grafika
Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya selid, transparansi, dan filmstrip).

• Bahan Kartografi Yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.
• Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreader. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak.

Hal ini disebabkan informasi yang tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu :

• Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.
• Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.
• Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukuran sebesar mikrofis.

4. Karya dalam bentuk elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka infornasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CD-ROM player, dan sebagainya.

C. Pengembangan Koleksi
Kegiatan pengembangan koleksi merupakan salah satu sarana yang penting dalam suatu perpustakaan perguruan tinggi. Kegiatan kerja pengembangan koleksi mencakup kegiatan memilih pustaka dan dilanjutkan dengan pengadaan pustaka. Kedua kegiatan memilih dan mengadakan pustaka harus dilaksanakan secara maksimal sehingga dapat mewujudkan tujuan dan fungsi dari perguruan tinggi yaitu untuk berusaha menyediakan informasi atau bahan pustaka yang dibutuhkan pengguna.
Menurut Ade Kohar (2003 : 6), “Pengembangan koleksi adalah sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakaian koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumberdaya koleksi, pemeliharaan koleksi, dan penyiangan koleksi perpustakaan”. Sedangkan menurut buku Perpustakaan Perguruan tinggi (2004 : 25), “Pengembangan koleksi adalah kegiatan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pustakawan bersama sama dengan sivitas akademika perguruan tingginya”.

a. Tujuan Pengembangan Koleksi
Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 26), “Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara terencana mengembangkan koleksinya”. Sedangkan menurut Sutarno NS (2006 :115), “Pengembangan koleksi bertujuan untuk menambah jumlah koleksi, meningkatkan dan jenis bahan bacaan, dan meningkatkan mutu koleksi sesuai dengan kebutuhan masyarakat pemakai”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi adalah mengembangkan koleksi yang baik dan seimbang, dan sesuai dengan kebutuhan pengguna yang disusun berdasarkan standar koleksi perpustakaan dan kajian kepustakaan sehingga dapat memenuhi kebutuhan pengguna sivitas akademika.

b. Manfaat Pengembangan Koleksi
Menurut Sutarno NS (2006 : 118), manfaat pengembangan koleksi antara lain :

1. Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan pustaka yang harus dibeli.
2. Membantu merencanakan bentuk-bentuk kerja sama dengan perpustakaan lain, seperti pinjam antar perpustakaan, kerjasama dalam pengadaan, dan sebagainya.
3. Membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi.
4. Membantu dalam merencanakan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas dan garis besar sasaran pengembangan.
5. Membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan.

c. Kegiatan Pengembangan Koleksi
Pada umumnya, pengembangan koleksi meliputi rangkaian kegiatan sebagai berikut:

1. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna sesuai dengan asas tersebut di atas. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan rektor dan anggotanya terdiri atas uns perpustakaan, fakultas atau jurusan, dan unit lain.
2. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terlibat dalam pengembangan koleksi.
3. Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas akademika yang dilayani.

Hal ini dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
¯  Mempelajari kurikulum setiap program studi.
¯  Memberi kesempatan sivitas akademika untuk memberikan usulan melalui berbagai media komunikasi.
¯  Menyediakan formulir usulan pengaclaan buku, baik secara tercetak maupun tidak tercetak.
¯  Menyigi pengguna secara berkala untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam melayani pengguna.
¯  Memilih dan mengadakan bahan perpustakaan lewat pembelian, tukar-menukar, hadiah. dan penerbitan sendiri menurut prosedur yang tertib.
¯  Merawat bahan perpustakaan.
¯  Menyiangi koleksi.
¯  Mengevaluasi koleksi. (Buku Mengevaluasi Koleksi Perpustakaan, 1994 : 29)
Untuk melaksanakan semua kegiatan tersebut, diperlukan anggaran yang memadai, karyawan yang cakap dan berdedikasi, struktur organisasi yang mantap, dan alat bantu pemilihan bahan perpustakaan yang relevan.

d. Pemilihan Bahan Pustaka
Pemilihan bahan perpustakaan merupakan usaha bersama antara staf pengajar dan pustakawan. Usaha ini bisa dituangkan dalam bentuk kepanitiaan. Walaupun setiap staf pengajar berhak memilih dan mengajukan permintaan bahan perpustakaan, hal tersebut perlu mendapat persetujuan dari ketua jurusan atau yang mewakilinya untuk urusan perpustakaan. Pustakawan dapat pula mengajukan usul pengadaan bahan perpustakaan tertentu kepada kepada perpustakaan, terutama bahan perpustakaan yang kurang atau belum mendapat perhatian dari staf pengajar.

Hal ini dimaksudkan agar diperoleh koleksi yang memuat informasi yang seimbang. Kepala perpustakaan mempunyai wewenang terakhir untuk memutuskan diadakan atau tidaknya bahan perpustakaan tertentu. Keputusan ini dibuat setelah mempertimbangkan berbagai macam aspek seperti biaya dan kriteria pemilihan.Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 25), ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan perpustakaan sebagai berikut:

• Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu.
• Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidang studi.
• Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial.
• Kualitas isi bahan perpustakaan.
• Kepantasan harga.
• Bahasa
• Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu.
• Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.
• Setiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedi, cukup diadakan satu perangkat kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.
• Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa hendaknya melengkapi diri dengan buku ajar yang diperlukannya.
• Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna, jika lembaga induk jugs menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh (distance learning) maka jumlah bahan perpustakaan dalam media elektronik/digital perlu diperhatikan.

e. Alat Bantu Pemilihan
Untuk melakukan seleksi ada sarana yang dapat membantu dalam proses tersebut yaitu alat bantu seleksi. Menurut Yulia (1993 : 30) ada dua jenis alat bantu seleksi yaitu sebagai berikut :

• Alat bantu seleksi

Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi. Karena informasi yang diberikan dalam alat bantu tersebut tidak terbatas pada data bibliografis, tapi juga mencakup keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Contoh alat bantu seleksi yaitu:
o   Majalah, tinjauan buku/ bahan pustaka lain.
o   Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu.
o   Indeks, misalnya books review index dan sebagainya

• Alat identifikasi dan verifikasi

Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografis bahan pustaka (kadang-kadang dengan harganya) alat seperti ini dipakai untuk mengetahuijudul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dala bidang subjek tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk mengetahui verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada di pasaran atau tidak dan sebaginya.
Contoh alat bantu identifikasi dan verifikasi adalah:

• Katalog penerbit
•  Berbagai jenis bibliografi, misalnya bibliografi umum, subjek, nasional, dan sebagainya.

f. Prinsip Pemilihan
Persoalan yang sangat penting dalam seleksi ialah menetapkan dasar pemikiran atau strating point untuk kegiatan ini. Perpustakaan akan menentukan pilihan apakah mengutamakan kualitas( nilai intrinsik bahan pustaka ) ataukah mengutamakan penggunaan ( bahan pustaka yamg akan digunakan atas permintaan pemakai ). Dalam hal ini peran seorang pustakawan adalah sangat besar, karena menyeleksi suatu bahan pustaka adalah tidak gampang, butuh keahlian dan pengetahuan yang tidak sedikit.
Menurut Yulia (1993 : 27) prinsip dalam pemilihan bahan pustaka adalah sebagai berkut :

• Pandangan Tradisional

Prinsip ini mengutamakan nilai ntrinsic untuk bahan yang akan dikoleksi perpustakaan. Titik tolak yang mendasari prinsip ini adalah pemahaman bahwa perpustakaan merupakan tempat untuk melestarikan warisan budaya dan sarana untuk mencerdaskan masyarakat. Apabila dinilai tidak bermutu, bahan pustaka tidak akan dipilih untuk diadakan.

• Pandangan Liberal

Prioritas pemilihan didasarkan atas popularitas. Artinya, kualitas tetap diperhatikan, tetapin dengan lebih mengutamakan pemilihan karena disukai dan banyak dibaca atau mengikuti selera masyarakat pemakai.

•  Pandangan Pluralistik

Prinsip yang dianut pandangan ini berusaha mencari keselarasan dan keseimbangan diantara kedua pandangan tersebut, baik tradisional maupun liberal.

D. Pengadaan Koleksi
Secara sederhana, pengadaan koleksi dapat dilakukan melalui pembelian, tukar-menukar, hadiah, titipan atau dengan cara menerbitkan sendiri. Bahan pustaka yang akan diadakan mencakup :

1. Karya cetak atau karya grafis, seperti buku, majalah, surat kabar, disertasi, dan laporan.
2. Karya non cetak atau karya rekam, seperti piringan hitam, kaset, dan video.
3. Bentuk mikro, seperti microfilm dan mikrofis.
4. Karya elektronik, seperti disket, pita magnetic, serta selongsong elektronik yang diasosiasikan dengan komputer.(Meidi Abdul Akbar, 2009 : 4-online)

Pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Bagian ini tidak semata-mata bertanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab atas hal-hal berikut :

1. Pengadaan atau pengembangan koleksi.
2. Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan pustaka.
3. Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus menerus.
4. Pemeriksaan dan mengikuti terus-menerus penerbitan-penerbitan bibliografi.
5. Berusaha memperoleh bahan-bahan reproduksi apabila bahan aslinya sudah tidak diperoleh (buku-buku out of print), tetapi sangat diperlukan pemakai.
6. Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku.
7. Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka

Menurut Yulia (1993 : 43-60) perpustakaan dalam memperoleh bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
1. Pembelian
Pemesanan langsung dapat dilakukan pada penerbit ataupun toko buku. Penerbit Indonesia pada umumnya melayani permintaan perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Mereka (penerbit asing) hanya melayani pembelian dari took buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku. Proses pemesanan dapat melalui sebagai berikut:
a. Toko Buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil. Kekurangan yang sering ditemui dalam pembelian bukuyang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. Di samping itu, tidak semua pesanan buku dari satu perpustakaan dapat terpenuhi dari satu toko buku saja, karena toko buku cenderung menerima pesanan dalam bentuk judul terbatas namun banyak eksemplar daripada banyak judul dengan pemesanan rata-rata satu eksemplar per judul. Sedangkan keuntungan dan kemudahannya adalah kita dapat melakukan efesiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga.
Cara pemesanan bahan pustaka melalui pembelian yaitu :

• Setelah diadakan pemilihan petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap (diketik dengan Karbon), misalnya dibuat dalam rangkap tiga dimana dua rangkap disusun dalam daftar pesan dan satu rangkap disisipkan dalam catalog.
• Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil dari kartu pemesanan, disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas tentukan prioritasnya.
• Tentukan toko buku terlengkap yang ada dikota dimana perpustakaan berada.
• Daftar pesanan yang telah dibuat diserahkan pada petugas toko untuk mendapatkan pelayanan.
• Lakukan pembayaran dengan uang tunai atau chek dan minta bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
• Beritahu pada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah datang.
• Untuk judul-judul buku yang tidak dapat dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan ke toko lain.

b. Penerbit
Secara umum defenisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil naskah pengarang, mengedit, dan memprosesnya dalam bentuk buku. Pembelian buku secara langsung kepada penerbit, biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut.
Untuk mengetahui hal ini, perpustakaan dapat memanfaatkan catalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya. Cara pemesanan melalui penerbit yaitu:

• Tentukan penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan anda.
• Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut penerbitnya.
• Kirimkan daftar pesanan kepada penerbit yang dituju untuk diperiksa ketersediaan buku-buku dan harga satuannya.
• Setelah diterima periksa dana yang tersedia. Lakukan pembayaran langsung atau melalui bank.Bukti pembayaran melalui bank harus dikirimkan ke penerbit disertai dengan surat pengantar.
• Fotokopi dari bukti pembayaran melalui bank harus disimpan sebagai bukti pembayaran.

c. Agen Buku
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri. Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga dan menyimpannya dalam gudang besar kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan.
Pustakawan lebih menyukai pembelian melalui agen buku. Hal ini disebabkan beberapa alasan antara lain:

• Dengan melalui agen buku, semua judul-judul yang berasal dari berbagai penerbit hanya melalui satu jalur yaitu agen buku.
• Agen buku tidak hanya menerima pesanan dari perpustakaan saja, tetapi lebih dari satu mereka juga menindak lanjuti dengan membantu memecahkan masalah yang mungkin timbul dalam transaksi pesan memesan.

2. Pertukaran.
Tujuan Tukar-menukar
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu:

• Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bias didapatkan melalui pertukaran.
• Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi.
• Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan.

Teknik tukar-menukar
Cara tukar-menukar bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut :

• Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih (duplikat) atau yang sudah tidak diperlukan lagi disusun dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan. Sebelum ditawarkan setiap bahan pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris perpustakaan yang bersangkutan. Dan daftar penawaran disusun menurut subjek kemudian menurut pengarang dan judul. Sedang daftar majalah disusun menurut judul, tahun dan nomor terbitan.
• Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaanlain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan dan telah mempunyai hubungan kerjasama.
• Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan itu sendiri. Kemudian memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya dan menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
• Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran dari perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya serta menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
• Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan bobotnya.
• Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar dapat dilaksanakan.
• Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.

3. Hadiah
Koleksi bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah/sumbangan sangat penting untuk membangun koleksi perpustakaan. Boleh jadi perpustakaan akan memperoleh keuntungan yang besar dari koleksi hadiah yang diterima karena perpustakaan tersebut dapat menghemat biaya pembelian. Ada dua cara dalam pengadaan pustaka melalui hadiah yaitu:
a. Hadiah atas permintaan

• Mempersiapkan daftar donator yang akan diminta sumbangannya.
• Alamat dapat dicari pada direktori, bulletin, laporan lembaga dan seterusnya.
• Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan pihak donator didalam maupun luar negeri.
• Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar.
• Apabila pihak donator telah mengirimkannya petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terima kasih.
• Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu di inventarisasi dan seterusnya.

b. Hadiah tidak atas permintaan

• Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
• Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
• Bahan pustaka diterima ditelusuri dulu apakah subjeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat. Jika bahan pustaka benar-benar telah sesuai dapat segera diproses.
• Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan sebagai bahan pertukaran atau dihadiahkan kepada orang lain.

c. Titipan
Pengadaan bahan pustaka dengan cara titipan merupakan koleksi yang berasal dari suatu instansi/lembaga pemerintahan yang ingin menitipkan suatu koleksi kepada suatu pepustakaan.
Penitipan bahan pustaka ini dapat dilakukan apabila bahan pustaka yang ingin dititipkan pada suatu perpustakaan oleh instansi/lembaga pemerintahan belum ada dalam daftar koleksi dan telah disepakati oleh pihak perpustakaan tersebut.

d. Terbitan Sendiri
Pengadaan bahan pustaka melalui terbitan sendiri merupakan koleksi yang berasal dari terbitan perpustakaan itu sendiri. Bahan pustaka yang diterbitkan oleh perpustakaan tersebut harus sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan tersebut.


E. Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka
Koleksi
Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama dalam mendirikan suatu perpustakaan, Koleksi atau bahan pustaka ada bermacam-macam, hal ini tergantung dari mana kita meninjaunya. Jenis-jenis koleksi dapat ditinjau dari bentuk fisiknya dan dari isinya.
1. Ditinjau dari bentuk fisiknya

• Koleksi berupa buku, contohnya buku Bahasa Indonesia, buku tentang ilmu pengetahuan, dan buku tentang psikologi.
• Koleksi bukan buku, contohnya peta, globe, dan piringan hitam.

2. Ditinjau dari isinya

• Koleksi fiksi, contohnya cerpen, novel, dan cerita anak-anak.
• Koleksi non-fiksi, contohnya kamus, buku-buku referensi, biografi, ensiklopedi, majalah, dan surat kabar.

Koleksi yang perlu diusahakan secara bertahap oleh guru pustakawan khusus untuk perpustakaan-perpustakaan sekolah di Indonesia dapat dirinci sebagai berikut :
a. Buku-buku Referensi
1. Kamus
Misalnya :
1)      Kamus Umum Bahasa Indonesia
oleh : W.J.S. Poerwadarminta
2)      Kamus Lengkap Inggris-Indonesia
oleh :   Prof. Drs. S. Wojowasito
Drs. Tito Wasito W.
3)      Kamus Populer
oleh : Habeys
4)      Kamus Ungkapan Bahasa Indonesia
oleh : J. S. Bardu
5)      Kamus Mini kata-kata Asing
oleh : Kridalaksana
6)      Kamus Jerman Indonesia
oleh : Aetius

2. Ensiklopedia
Misalnya :

• Ensiklopedi Populer Remaja

oleh : Yayasan Cipta Loka Caraka

• Ensiklopedi Umum

• Ensiklopedi Indonesia

3. Biografi
Misalnya :

• Biografi Abu Bakar Siddiq
• Biografi H. Agus Salim
• Biografi Moh. Hatta
• Biografi K. H. Dewantoro
• Biografi Hamka

4.Almanak
Misalnya :

• Almanak Dewisri
• Almanak Pembangunan
• Almanak Negara RI
• Almanak Pers Indonesia
• Almanak Pertanian

b. Buku-buku Ilmu Pengetahuan

• Buku-buku yang dihubungkan dengan agama
• Buku-buku yang digabungkan dengan kewarganwgaraan
• Buku-buku yang berkaitan dengan pertanian
• Buku-buku yang berkaitan dengan peternakan
• Buku-buku tentang kehutanan
• Buku-buku tentang perikanan
• Buku-buku dengan pers dan komunikasi
• Buku-buku tentang ilmu pengetahuan dan teknologi
• Buku-buku tentang sarana trasportasi
• Buku-buku tentang kewiraswastaan
• Buku-buku tentang seni
• Buku-buku tentang kesehatan
• Buku-buku tentang lingkungan hidup
• Buku-buku tentang surat menyurat
• Buku-buku tentang koperasi
• Buku-buku sejarah Indonesia dan dunia
• Buku-buku sastra
• Buku-buku lain yang sekiranya perlu

c. Buku-buku ceritera
Misalnya :
Tentang Delapan Orang
oleh : Satyagraha Hoerip
Orang-orang Teladan
oleh : Herutjahyo
Widruri Gadis Berduri
Warisan Nenek Moyang (kumpulan cerpen)
oleh : Kussunaryo dkk.
Berani Menembus Badai
oleh : HP. Nasuion

d. Surat Kabar
Misalnya :

1. Kompas
2. Suara Karya
3. Jawa Post
4. Suara Indonesia
5. Simponi

e. Majalah
Misalnya :

1. Panji Masyarakat
2. Gema (media komunikasi kependidikan dan keluarga berencana) BKKN Jawa Timur
3. Majalah Kesehatan

diterbitkan Oleh Deprtement Kesehaan RI
4. Kesra
diterbitkan Oleh Departemen Penerangan RI

f. Klipping
Misalnya :

1. Klipping tentang kepemudaan
2. Klipping tentang kesenian
3. Klipping tentang keolahragaan
4. Klipping tentang perekonomian
5. Klipping tentang kebudayaan

g. Alat Peraga
Misalnya :

1. Globe
2. Peta
3. Gambar-gambar
4. Model-model

h. Bahan Pandang Dengar atau Audio Visual
Misalnya :

1. Radio
2. Televisi
3. Film Slide Projector
4. Filmstrip Projector
5. Video Tipe Recorder
6. Overhead Projector

Pengolahan Bahan Pustaka
Pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan yang dilaksanakan setelah bahan pustaka tersebut selesai diproses oleh tim pengadaan atau penerimaan, adapun uraian kerja pengolahanbahanpustaka di perpustakaanadalah sebagai berikut:
Registrasibahanpustakameliputi:

• Mengelompokkan jenis bahan pustaka (buku teks, majalah, jurnal, bulletin, prosiding dan laporan penelitian)
• Pencatatan indentitas buku ke dalam buku induk
• Indentitas bahan pustaka dengan stempel.
• Penomoran bahan pustaka berdasarkan judul dan jumlah eksemplar.
  Penomoran untuk bahan pustaka dengan judul yang sama paling banyak 2 eksemplar,dengan alasan untuk efisiensi tempat dan tenaga.

Pengolahan bahan pustaka meliputi beberapa hal :

• Pengolahan bahan perpustakaan merupakan bagian dari manajemen perpustakaan. Kegiatan pengolahan bahan perpustakaan meliputi inventarisasi koleksi, katalogisasi, klasifikasi dan penyiapan fisik koleksi.
• Setiap bahan perpustakaan memiliki data berkaitan dengan bentuk fisik dan isi
• Data tersebut dicatat sebagai wakil dokumen.
• Tujuannya untuk memudahkan petugas danpemakai perpustakaan menemukan kembalidokumen tersebut dalam koleksiperpustakaan
• Pengolahan data fisik dan isi bahanperpustakaan tersebut dikenal dengan namakatalogisasi dan klasifikasi.
• Untuk melakukan kegiatan ini diperlukanperaturan atau pedoman agar terdapatkeseragaman dan konsistensi dalampengolahan bahan perpustakaan

KESIMPULAN

Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang ada sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika dan dapat digunakan oleh para pengguna perpustakaan tersebut.
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak.
Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya.
Pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan merupakan salah satu kegiatan Perpustakaan untuk menjamin koleksi dapat ditemukan kembali dengan cepat dan efisien.Pengolahan bahan perpustakaan mengikuti prosedur dan alur kerja yang telah ada, sehingga pekerjaan pengolahan bahan perpustakaan dapat dilakukan secara.

TATA KELOLA PERPUSTAKAAN

TATA KELOLA PERPUSTAKAAN

Buku merupakan jendela dunia dan pusaka kemanusiaan yang membawa manusia pada peradaban yang berlangsung hingga hari ini. Buku adalah jendela dunia yang mengandung hikmah masa lalu dan juga masa sekarang. Jiwa zaman disepanjang waktu terkandung di dalamnya. Buku adalah memori peradaban dunia. Thomas Carlyle mengatakan, “In book lies the soul of the whole past time”. Hanya dengan buku, manusia dapat menggenggam dunia, menjelajahi seluruh pemikiran dan imajinasi yang terhampar di alam raya.

Guru adalah teman yang paling baik. Ia dengan sabar membimbing dan melayani pemakainya baik yang memiliki kecepatan yang lamban atau pun yang memiliki kecepatan super. Buku dapat menghampiri manusia kapan saja dan dimana saja, tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Dengan buku, seorang manusia akan dapat menjadi lebih bijaksanaan

PEMBAHASAN

Menurut Ibrahim Bafadal, perpustakaan merupakan suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya.

Perpustakaan merupakan alat yang sangat vital dalam setiap program pendidikan, pengajaran dan penelitian bagi setiap pendidikan dalam ilmu pengetahuan. Para pendidik mengatakan bahwa perpustakaan adalah inti setiap program pendidikan dan pengajaran yang berarti “the heart of the educational programs”.

Apabila ditinjau dari tujuan, fungsi, serta pemakaian perpustakaan, maka terdapat lima macam perpustakaan, yaitu (1) perpustakaan nasional, yang merupakan satu-satunya perpustakaan disuatu negara yang koleksinya berasal dari sebagian besar terbitan hasil karya tulis, cetak ataupun grafis lain yang terdapat di Negara yang bersangkutan. (2) perpustakaan umum, merupakan perpustakaan dengan koleksinya yang bersifat umum dan digunakan sebagai sarana penunjang pengembangan pendidikan masyarakat pada umumnya. (3) perpustakaan khusus, merupakan perpustakaan dengan koleksinya yang khusus. (4) perpustakaan perguruan tinggi, merupakan perpustakaan milik lembaga perguruan tinggi. (5) perpustakaan sekolah. merupakan perpustakaan milik sekolah. Dengan demikian, perpustakaan merupakan unit kerja suatu lembaga yang menyelenggarakannya.

Ciri-ciri perpustakaan dapat dirinci sebagai berikut:

1. Perpustakaan merupakan suatu unit kerja

Perpustakaan tidak berdiri sendiri. Adanya perpustakaan merupakan unit dari suatu lembaga tertentu.

2. Perpustakaan mengelola sejumlah bahan pustaka

Perpustakaan menyediakan sejumlah bahan pustaka yang tidak hanya berupa buku-buku, dan juga bukan berupa buku (non book material) seperti majalah, surat kabar, brosur, peta. Jumlah bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan yang didasarkan pada jumlah pemakainya. Bahan-bahan pustaka tidak hanya disusun dan disimpan, akan tetapi dikelola dengan sebaik-baiknya menurut aturan tertentu.

3. Perpustakaan harus digunakan oleh pemakai

Pengaturan dan pengelolaan bahan-bahan pustaka tidak lain adalah agar dapat digunakan dengan baik oleh para pemakai. Di samping itu juga agar dengan adanya pengaturan tersebut dapat membangkitkan minat setiap pemakai untuk selalu mengunjungi perpustakaan.

4. Perpustakaan sebagai sumber informasi

Perpustakaan tidak hanya sebagai tempat tumpukan buku-buku yang tanpa ada gunanya. Perpustakaan harus dapat berfungsi sebagai sumber informasi bagi siapa pun yang membutuhkannya. Jadi tumpukan buku yang dikelola dengan baik baru dapat dikatakan sebagai perpustakaan apabila dapat memberikan informasi bagi yan memerlukannya.

Suatu perpustakaan bertujuan untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan lembaga yang bersangkutan melalui berbagai layanan informasi, baik dari pengumpulan informasi, pengolahan, pemanfaatan, serta penyebarluasan informasi.

Servis pelayanan harus dikerjakan secara profeional, yaitu dengan mengedepankan nilai-nilai ketepatan, kecepatan, dan kepuasan masyarakat yang dilayani. Perpustakaan memiliki dua jenis layanan, yaitu layanan tertutup (close access) dan layanan terbuka (open access). Layanan tertutup dilakukan untuk keselamatan koleksi. Koleksi yang dilayani secara tertutup adalah koleksi jurnal dan buku referensi (buku langka atau buku mahal). Dalam layanan tertutup, pengunjung tidak diperbolehkan mengambil sendiri bahan pustaka, akan tetapi diambilkan oleh petugas. Lain halnya dengan layanan tertutup yang tidak memberi kebebasan kepada pengunjung untuk mengambil sendiri bahan pustaka yang diinginkan, maka layanan terbuka member kebebasan kepada pengunjung untuk meminjam koleksi apapun setelah melalui proses administrasi yang telah dibuat ileh perpustakaan. Sistem simpan pinjam bahan pustaka bertujuan untuk menghindari kemungkinan hilangnya bahan pustaka.

Perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya diselenggarakan dengan system terbuka (open access). Dengan demikian setiap pengunjung dapat masuk dengan bebas ke dalam perpustakaan dan mendaftarkan nama sebelum mencari buku yang akan dibaca.

Perpustakaan memiliki kegiatan-kegiatan pokok yang dikerjakan yaitu

· pengadaan bahan koleksi, yaitu kegiatan mengadakan bahan koleksi untuk dijadikan bahan koleksi perpustakaan yang meliputi: (1) kegiatan pemilihan bahan koleksi, (2) kegiatan pengadaan bahan koleksi dan lain sebagainya.

· pengolahan bahan koleksi, yaitu kegiatan mempersiapkan bahan koleksi yang telah diperoleh, agar dengan mudah dapat diatur di tempat-tempat ppenyimpanan sehingga memudahkan pula untuk dilayankan kepada para pemakai.

· pelayanan sirkulasi, kegiatan melayankan koleksi perpustakaan kepada para pemakai.

· pelayanan referensi, kegiatan melayankan koleksi perpustakaan, terutama koleksi pustaka acuan atau koleksi yang tidak boleh dibawa pulang oleh para pemakai.

· pelayanan administrasi, kegiatan menunjang (perbantuan) kepada semua kegiatan yang dilakukan di dalam perpustakaan.

Perpustakaan memiliki catalog-catalog yang memuat daftar buku yang dimiliki perpustakaan, diantaranya:

· Author catalog; disusun menurut pengarang buku.

· Title catalog; disusun menurut judul buku.

· Subject catalog; disusun menurut subjek atau isi buku.

Klasifikasi yang dipakai oleh perpustakaan pada umumnya ialah DDC (Dewey Decimal Clasification) yang dikarang oleh Melvil Dewey sebagaimana dalam bukunya yang berjudul “Decimal Clasification”, semua ilmu pengetahuan manusia itu dapat dibagi dalam sepuluh golongan yang besar, masing-masing golongan tersebut dapat dibagi lagi menjadi sepuluh golongan yang lebih kecil. Dengan demikian, pembagian ini dilakukan dalam system persepuluhan. Sepuluh golongan besar yang pertama adalah:

100 Philosophy (filsafat)

200 Religion (agama)

300 Social Sciences (ilmu kemasyarakatan)

400 Language (bahasa)

500 Pure Science (ilmu pengetahuan alam dan pasti)

600 Technology (teknologi)

700 The Art (kesenian, arsitektur, dan olah raga)

800 Literature (kesusastraan)

900 History (sejarah, biografi)

000 General Works (karya-karya umum)

Daftar tersebut dapat membantu pemakai dalam mencari buku-buku di rak, dan juga dapat membantu pengunjung yang ingin mencari buku berdasarkan author catalog, title catalog, atau subject catalog.

Organisasi perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Organisasi Makro

Organisasi makro merupakan penegasan dan penggambaran kedudukan perpustakaan perguruan tinggi sebagai unit kerja dalam organisasi perguruan tinggi yang bersangkutan:

· Sesuai dengan peranannya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki kedudukan unit pelaksana teknis (UPT) yaitu perangkat perlengkapan pusat yang penting sebagai penunjang kegiatan di lingkungan tersebut yang memiliki tugas pokok secara operasional dalam bidang pelayanan informasi.

· Sebagai perangkat kelengkapan pusat. Pimpinan perpustakaan perguruan tinggi dijabat oleh seorang yang mempunyai keahlian dalam bidang perpustakaan yang secara fungsional berada di bawah bertanggung jawab kepada rector.

· Pejabat yang memimpin perpustakaan PT mempunyai wewenang untuk mengajukan rencana, memimpin mengkoordinasikan dan mengintregrasikan tugas-tugas fungsional dalam bidang pelayanan informasi.

· Berdasarkan kedudukannya, maka pemimpin perpustakaaan PT hendaknya diikutsertakan dalam proses penentuan kebijaksanaan program kegiatan PT.

· Perpustakaan PT dapat mengadakan kerjasama secara fungsional dengan unit kelengkapan lainnya dalam bentuk hubungan kosultatif.

· Karena memiliki sifat yang urgen, perpustakaan PT perlu diatur dalam satu PT, yang menjelaskan tentang pengertian, tugas pokok dan susunan organisasinya.

2. Organisasi Mikro

Organisasi mikro dalam perpustakaan PT ialahpenegasan dan penggambaran tentang macam, kedudukan, sekop, system dan kewenangannya secara hierarkis dari subunit kerja yang ada di lingkungan unit kerja perpustakaan PT, yang tertuang dalam bentuk struktur organisasi.

· Macam-macam subunit kerja yang ada dalam lingkungan unit kerja perpustakaan hendaknya sesuai dengan macam kelompok kegiatan keja yang menjadi beban tugas perpustakaan PT.

· Setiap subunit kerja dalam lingkungan perpustakaan berkkedudukan sebagian yang lebih kecil dari unit kerja perpustakaan perguruan tinggi.

· Luas beban tugas dari subunit kerja meliputi beberapa aspek dari seluruh aspek pelayanan informasi.

· Pengembangan system organisasi perpustakaan PT hendaknya menggunakan system sentralisasi demi efisiensi dan efektifitas sarana.

· Sebagai subunit kerja, kemenangan secara herargis akan terbatas pada bidang kegiatan kerja masing-masing. Setiap kepala subunit bertanggung jawab langsung kepada pimpinan unit kerja perpustakaan PT.

· Sesuai dengan macam kelompok kegiatan kerjayang menjadi beban tugas perpustakaan PT, penyusunan struktur organisasi perpustakaan PT dilakukan dengan menggunakan pendekatan fungsional. Dengan demikian struktur organisasi minimal dari perpustakaan PT mempunyai empat komponen subunit yaitu:

a. Komponen subunit pelayanan teknis

b. Komponen subunit pelayanan pemakai

c. Komponen subunit pelayanan administrasi

d. Komponen pengelolaan

· Penyempurnaan struktur organisasi lengkap dari perpustakaan PT hendaknya bertolak dari struktur organisasi minimal yang dijabarkan sesuai dengan pembagian bidang kegiatan kerja pada masing-masing subunit.

· Nama jabatan dalam organisasi perpustakaan PT adalah sebagai berikut:

a. Pimpinan perpustakaan PT yang disebut “Kepala”.

b. Pimpinan pada bagian yang disebut “Kepala Bagian”

c. Pimpinan pada subbagian disebut “Kepala Subbagian"

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara. 2008.

Basuki, Sulistyo. Pengatar Iltnu Perpustakaan. Jakarta: PT. Grainedia Pustaka Utaina. 1991.

S, Noerhayati. Pengelolaan Perpustakaan Jilid I. Bandung: Penerbit Alumni. 1987.

Darmono, Menjadi pintar: memanfaatkan perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar. Malang: UM Press. 2002.

Sumardji, P. Perpustakaan Organisasi dan Tatakerjanya. Yogyakarta: Kanisius. 1988.

Darmono, Manajemen dan tata kerja perpustakaan sekolah. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. 2004.

Suherman. Perpustakaan Sebagai Jantung Sekolah. Bandung: MQS Publishing. 2009

Mudhoffir. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Pusat Sumber Belajar. Bandung: Remadja Karya. 1986.